Eerste keer gebruiken

Start

Deze instructie is bedoeld voor beheerders die de Oefenwebproducten willen klaarmaken voor gebruik. Dit kunt u doen middels een Edex-import of handmatig door de stappen 1 t/m 7 te doorlopen.

Indien u al van één van onze producten gebruikmaakt en een extra product heeft aangeschaft, is enkel stap 4 voor u van toepassing: “Leerlingen koppelen aan het product“.

Instructie specifiek voor Docenten

Bent u een docent? Dan heeft u alleen toegang tot onderstaande functionaliteiten.

Oefenwebproducten klaarzetten middels Edex-import.

Het is mogelijk om in één keer alle leerkrachten en leerlingen van uw school in te voeren met behulp van een Edex.xml-bestand. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor scholen die nog geen spelers, docenten of schoolklassen hebben ingevoerd.

Wanneer u al enkele leerlingen, docenten of schoolklassen handmatig heeft aangemaakt maar wel graag uw Edex-bestand wilt importeren dan dient er eerst eenmalig een koppeling te worden gerealiseerd tussen uw leerlingbestand in onze backend en Edex. Dit proces kunt u niet zelf uitvoeren. Mocht u hier gebruik van willen maken, klik op deze link en log vervolgens in met uw beheerdersaccount. U komt nu op een pagina waar u uw Edexml bestand (1.03 of 2.0) kunt uploaden. Wanneer dit is gelukt kunt u ons een mail sturen naar info@oefenweb.nl met als onderwerp ‘Edex koppeling’.

  • Voor het klaarzetten middels een Edex-import gaat u in het menu naar BeheerNieuwe spelers (Edex).

Edex

  • U dient nu een Edex-export te maken vanuit uw leerlingenadministratiesysteem, ons systeem werkt met versie 1.03 of 2.0. Vervolgens klikt u op bladeren en selecteert u het bestand.
  • Nu klikt u op OK en de import wordt uitgevoerd.
  • Nu is het belangrijk om een mailadres te koppelen aan nieuwe docentenaccounts. U ontvangt een mail met daarin een link waarmee u het e-mailadres van de docent(en) kunt toevoegen.
  • Middels een mail kunt u uw collega’s laten weten dat ze via onze “wachtwoord opvragen“-pagina zelf een wachtwoord kunnen instellen door hun mailadres in te vullen: http://app.rekentuin.nl/users/password_forgotten.

Docenten Edex

  • Daarnaast dient u nog alle leerlingen te koppelen aan onze producten. Dit doet u onder Beheer – Product toewijzing. Op deze pagina kunt u de klassen langslopen en de leerlingen toewijzen aan de producten. Een uitgebreide uitleg hierover leest u in hoofdstuk 4 van deze handleiding. U hoeft uiteraard niet alle leerlingen te koppelen. Zolang u leerlingen niet koppelt aan één van onze producten nemen ze ook geen licenties in beslag en kunnen ze dus prima in onze backend voorkomen zonder dat ze gebruikmaken van onze programma’s. Vanaf het moment dat leerlingen zijn gekoppeld aan één van onze producten dan kunnen ze inloggen en gebruikmaken van onze producten.
  • Het programma staat nu klaar voor gebruik. De inloggegevens van spelers zijn automatisch aangemaakt en kunt u vinden onder Beheer – Spelerwachtwoorden. Zodra ze zijn gekoppeld aan een product kunnen ze inloggen en gebruikmaken van onze applicaties.

Nu heeft u met succes onze programma’s klaargezet middels een Edex-import. We wensen u en uw leerlingen alvast veel plezier met onze online leeromgevingen!

1. Docenten invoeren

  • Om een docent in te voeren gaat u in het menu naar BeheerNieuwe docent.

Docent toevoegen

  • Vul alle gegevens in, behalve het veld schoolklassen*.
  • U dient tevens een gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen**.
  • Klik op OK.
  • De docent krijgt een mail waarin zijn of haar inloggegevens worden vermeld. In de mail staat tevens een link naar de inlogpagina.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende docenten. De hoeveelheid docenten die u invoert zijn niet van invloed op de licenties van uw abonnement. De licenties gelden alleen voor spelers.

*Indien u al schoolklassen heeft aangemaakt dan kunt u de docent nu ook al toewijzen aan de juiste schoolklas in het veld schoolklassen. Wij raden echter aan eerst alle docenten in te voeren, voordat de klassen worden aangemaakt.

**Vanwege de privacygevoelige informatie adviseren wij u om hier niet een te voor de hand liggend wachtwoord te kiezen, zoals de voornaam, maar een combinatie van letters en cijfers. Docenten kunnen hun gebruikersnaam en wachtwoord later nog zelf wijzigen.

2. Schoolklassen aanmaken en docenten koppelen

  • De tweede stap is het aanmaken van de schoolklassen. Ga hiervoor in het menu naar BeheerSchoolklassen.

Aanmaken schoolklassen

  • Klik linksonder in het scherm op de link Nieuwe Schoolklas.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm Voeg Schoolklas toe.

Voeg schoolklas toe

  • In het venster achter Naam kunt u de klas een korte naam* geven, waarvan u, en uw collega’s begrijpen welke klas daarmee wordt bedoeld. Bijvoorbeeld: groep 4/5 a of klas 1W

* Ons advies luidt om standaardnamen te kiezen per klas, voor een verbeterd overzicht, bijvoorbeeld 5A, 5B, 6A, 6B enz.

  • In het onderste veld Docenten kunt u de bijbehorende docenten toewijzen aan de schoolklas. Een docent kan worden toegewezen door deze aan te klikken. Wilt u meerdere docenten selecteren, houdt u dan de CTRL-toets ingedrukt terwijl u de docenten individueel aanklikt. De docenten zijn nu toegewezen aan de klas. Indien docenten nog niet zijn ingevoerd dan kunt u in deze handleiding bij ‘stap 1: Docenten invoeren lezen hoe u dit kunt doen.
  • Klik op OK.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende Schoolklassen.

Als Remedial Teaching praktijk kunt u het beste één schoolklas aanmaken waar u al uw cliënten aan koppelt.

3. Leerlingen invoeren

Leerlingen kunnen individueel worden ingevoerd of met meerdere leerlingen tegelijk per klas (alleen mogelijk voor beheerders). Tijdens dit proces kunnen de leerlingen worden toegewezen aan hun schoolklassen. Dit wordt stap voor stap beschreven aan de hand van schermafbeeldingen. Let op! Indien u werkt met Ede-bestanden dan kunt u eenvoudig een nieuw Edex-bestand importeren om de nieuwe leerling(en) in te voeren. U kunt leerlingen beter niet handmatig invoeren omdat ze dan geen Edex-key krijgen waardoor ze bij een nieuwe Edex-import tweemaal in ons systeem komen te staan.

U gaat hiervoor naar beheer Nieuwe Spelers (Edex). U maakt een Edex-export vanuit uw leerlingenadministratiesysteem. Vervolgens klikt u op bladeren en selecteert u het bestand. Nu klikt u op OK en de import wordt uitgevoerd.

Klik hier om terug te gaan naar het begin

3.a Meerdere leerlingen tegelijk per klas invoeren

  • Klik in het menu op Beheer – Nieuwe spelers.
  • Er verschijnt nu onderstaand scherm, in het bovenste deel van dit scherm kunt u aangeven op welke manier u de leerlingen wilt invoeren.

Nieuwe Spelers

  • De spelers worden standaard gekoppeld aan alle producten waar u een abonnement op heeft. Dit kunt u aanpassen door enkel op het product te klikken waar u de spelers aan wilt koppelen. Wanneer u geen enkel product selecteert is het voor de spelers niet mogelijk om in te loggen en tellen ze niet mee voor het aantal actieve Oefenweblicenties dat u in gebruik heeft.
  • Door achter Schoolklas op het blauwe pijltje te klikken, kunt u de juiste klas selecteren voor de leerlingen. U kunt dit veld ook leeg laten en de ingevoerde leerlingen later aan een klas toewijzen.
  • Door een Groep te selecteren plaatst u al de leerlingen in één bepaalde jaargroep. Wanneer er meerdere groepen in dezelfde klas zitten dan kunt u dit veld leeglaten en de leeftijdsgroep handmatig in onderstaande kolom invoeren per leerling.
  • Kies bij Naam Notatie of u de voor- en achternamen van de leerlingen in aparte kolommen wilt invoeren of als volledige naam, waarbij de voor- en achternaam gescheiden zijn door een spatie. Kiest u ervoor om de voor- en achternaam gekoppeld in te voeren, dan krijgt u een kolom Volledige naam onderaan het scherm.
  • Geef vervolgens bij E-mailadres aan of u deze van de leerlingen wilt toevoegen, dit is niet vereist voor het spel.
  • Via het menu Geslacht Notatie kunt u kiezen of u het geslacht van de leerlingen wilt invoeren met:
    m of v (Man/Vrouw) of met: j of m (Jongen/Meisje)
  • Ten slotte kunt u met Geboortedatum Notatie kiezen uit verschillende manieren om de geboortedatum te noteren.

Gegevens

  • U kunt nu de juiste gegevens uit een “spreadsheet” (bijv. Excel) kopiëren naar de juiste kolom. Doe dit voor iedere kolom apart. Elke kolom dient ingevuld te worden en hoort een gelijk aantal rijen te hebben.

Let op: Alle gegevens van een leerling dienen op dezelfde regel te staan. Gegevens op een volgende regel worden door het systeem ingelezen als aparte leerlingen. Verwijder dus altijd eventueel mee gekopieerde lege regels onderaan de kolom. Dit kunt u verwijderen door na het plakken van de gegevens nog één keer op backspace te klikken.

In de Groep kolom (alleen zichtbaar indien u via het dropdown menu nog geen groep heeft ingevuld) dient u de waarden in te vullen uit het bovenstaande Groep menu (de getallen voor de dubbele punt). Voor groep 3 (voor België: leerjaar 1, leeftijd 6-7 jaar) moet u bijvoorbeeld een 3 invoeren en voor het eerste jaar van de middelbare school (12-13 jaar) een 9.

  • Klik op OK als alle gegevens in alle kolommen zijn ingevoerd.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende set leerlingen per klas en of groep.

3.b. Een individuele leerling invoeren

  • Klik in het menu op Beheer – Nieuwe speler.

Nieuwe Speler

  • De speler wordt standaard gekoppeld aan alle producten waar u een abonnement op heeft. Dit kunt u aanpassen door enkel op het product te klikken waar u de speler aan wilt koppelen. Wanneer u geen product selecteert is het voor een speler niet mogelijk om in te loggen en telt de speler niet mee voor het aantal actieve Oefenweb.nl licenties dat u in gebruik heeft.
  • Kies via Schoolklas in welke klas de leerling moet komen. U kunt dit veld ook leeg laten en de ingevoerde leerling later aan een klas toewijzen.
  • Klik achter Groep op het blauwe pijltje en selecteerde groep waar de leerling in zit.
  • Geef in het menu Geslacht het juiste geslacht van de leerling aan.
  • Vul de Voornaam in.
  • Vul de Achternaam in.

Let op: Gebruik geen leestekens, dat geeft problemen met inloggen.

  • Bijvoorbeeld: Vul Leon i.p.v. Léon.
  • Bijvoorbeeld: Vul d Amie i.p.v. d’Amie.

 

  • Vul achter Geboortedatum de juiste geboortedatum in van de leerling.
  • Indien gewenst kunt u ook het E-mailadres van de leerling invoeren. Dit is niet vereist.
  • Klik op OK nadat alles is ingevuld.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende individuele leerling.

4. Leerlingen koppelen aan het product

Leerlingen kunnen pas spelen in onze producten als ze zijn gekoppeld aan één of meerdere producten. Dit koppelen aan een product kan al gedaan worden bij het invoeren van de leerlingen (stap 3 van deze handleiding). Wanneer dit nog niet is gebeurd dan kunt u dit ook apart doen onder Product toewijzing.

Dit geldt ook voor gebruikers die een nieuw product hebben bijbesteld. U kunt onder Product Toewijzing bestaande leerlingen toewijzen aan het nieuwe product waar u mee wilt beginnen.

Wanneer u een speler toegang geeft tot één van onze producten verbruikt u één licentie. Dus wanneer u 10 leerlingen koppelt aan zowel Rekentuin als Taalzee verbruikt u 20 licenties. Het aantal licenties dat u per product kan gebruiken heeft u tijdens het bestelproces vastgelegd. Middels een bijbestelling kunt u voor het eind van de abonnementsperiode dit aantal wel te allen tijde ophogen.

Vanaf het moment dat leerlingen gekoppeld zijn aan een product en schoolklas kunnen ze inloggen met hun eigen inloggegevens. Deze inloggegevens zijn automatisch gegenereerd en kunt u terugvinden in het menu onder Beheer – Spelerwachtwoorden.

  • Voor het koppelen van leerlingen met producten gaat u in het menu naar Beheer – Product Toewijzing.
  • Er verschijnt vervolgens het onderstaande scherm.

Koppelen aan product

  • Allereerst kunt u achter Schoolklas een klas selecteren. Vervolgens verschijnen al de leerlingen uit de betreffende klas.
  • Achter de namen van de leerlingen ziet u Rekentuin, Taalzee en/of Words&Birds staan. Indien u een abonnement heeft op Words&Birds, Taalzee en Rekentuin, zijn alle producten weergegeven.
  • Vink het vakje voor de naam van het product aan om alle leerlingen binnen de klas toegang te geven tot een product.
  • Vink achter de naam van elke speler het product aan als u een individuele speler toegang wilt geven.

U kunt een leerlingen toegang geven tot één, beide of geen enkel product. Dit bepaalt dus van welk(e) product(en) een leerling gebruik kan maken.

5. Leerlingen koppelen aan de klas

Dit koppelen aan een klas kan al gedaan worden bij het invoeren van de leerlingen (stap 3 van deze handleiding). Wanneer dit nog niet is gebeurd dan kunt u dit ook apart doen onder Spelers Toewijzen. Wanneer kinderen zijn gekoppeld aan een klas en een product, kunnen ze van de producten gebruik maken en inloggen met hun eigen inloggegevens.

  • Klik in het menu op Beheer en kies voor Spelers Toewijzen.
  • Er verschijnt nu het onderstaand scherm.

Spelers toewijzen

  • Kies achter Schoolklas aan welke klas u leerlingen wilt toewijzen.
  • Daaronder ziet u twee velden. Het venster Spelers niet in een klas en het venster Spelers in de klas.
  • Klik in het veld Spelers niet in een klas op de leerlingen die aan de klas moeten worden toegewezen. Door nu op de knop In de klas te klikken wijst u de leerling aan de schoolklas toe.
  • Heeft u een leerling aan de verkeerde klas toegewezen, doe dan het volgende: klik in het venster Spelers in de klas op de leerling die verkeerd staat, hiermee selecteert u de leerling. Door nu op de knop Uit de klas te klikken verwijdert u de toewijzing en staat de leerling weer in het venster Spelers niet in een klas.
  • Als u alle spelers toegewezen heeft aan een schoolklas, klikt u op OK rechts van de invulvelden.

Tip 1: Als u de CTRL-toets ingedrukt houdt terwijl u leerlingen aanklikt kunt u meerdere leerlingen tegelijkertijd selecteren. Als u vervolgens de CTRL-toets loslaat en klikt op In de klas , wijst u u meerdere leerlingen tegelijkertijd aan een klas toe.

Tip 2: Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, en een leerling en vervolgens nog een leerling verderop in de lijst aanklikt, selecteert u ook alle leerlingen die ertussenin staan. Als u vervolgens de SHIFT-toets loslaat en klikt op In de klas, wijst u al deze leerlingen tegelijkertijd aan een klas toe.

6. Docenten koppelen aan de klas

Bij het invoeren van docenten kunt u ze direct toewijzen aan een klas. U kunt dit ook later doen in het venster Docenten Toewijzen. De onderstaande acties kunt u herhalen als u docenten aan meerdere klassen wilt toewijzen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn voor een intern begeleider.

  • Klik in het menu op Beheer en kies voor Docenten Toewijzen.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm.

Docenten toewijzen

  • Kies achter Schoolklas aan welke klas de docent moet worden toegewezen.
  • Daaronder ziet u twee velden. Het veld Docenten niet in een klas en het venster Docenten in de klas.
  • Klik in het veld Docenten niet in een klas de docent die bij deze klas hoort. Doe dit door op de juiste naam te gaan staan en erop te klikken. Door nu op de knop In de klas te klikken koppelt u de docent aan de schoolklas.
  • Heeft u een verkeerde docent toegewezen, doe dan het volgende: Klik in het veld Docenten in de klas op de docent die verkeerd staat. Door vervolgens op de knop Uit de klas te klikken verwijdert u de toewijzing. Als u alle schoolklassen een docent heeft gegeven, klikt u op OK rechts van de invulvelden

Tip: Als u de CTRL-toets ingedrukt houdt terwijl u docenten aanklikt kunt u meerdere docenten tegelijkertijd selecteren. Als u vervolgens de CTRL-toets loslaat en klikt op In de klas of Uit de klas om de docent aan een klas toe te wijzen of de toewijzing te verwijderen.

7. Gegevens controleren

De laatste stap is het controleren van de ingevoerde gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld controleren of u niemand bent vergeten, of dat er een leerling aan een verkeerde schoolklas of product is toegewezen. Leerlingen of docenten die aan verkeerde klassen zijn toegewezen kunnen via dit scherm aan de juiste klassen worden toegewezen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat u vergeten bent een klas toe te wijzen aan een docent.

  • Klik in het menu op Beheer en kies voor Schoolklassen.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm. Hier ziet u een overzicht van alle schoolklassen die u heeft ingevoerd.

Controleren

  • Achter iedere schoolklas kunt u klikken op Bekijken.
  • U krijgt dan een overzicht van de docent(en) en leerlingen die de gekozen klas zijn toegewezen.
  • Via de knoppen Docenten Toewijzen en Spelers Toewijzen kunt u vervolgens nog eventueel docenten of leerlingen toevoegen die al zijn ingevoerd maar nog niet aan de juiste klas zijn toegewezen.

8. Leerlingen deactiveren

Het deactiveren van spelers is enkel nodig wanneer ze van school afgaan. In alle andere gevallen kunt u spelers in ons systeem laten staan. Wilt u dat ze niet meer met onze producten werken of een licentie in gebruik nemen?

  • Ontkoppel dan de spelers van producten onder Beheer – Product Toewijzing door de vinkjes weg te klikken.

Oud-leerlingen definitief Verwijderen

U kunt de gegevens en resultaten van leerlingen volledig verwijderen uit ons systeem (dit is definitief, u kunt de resultaten van deze leerling(en) niet meer bekijken).

Enkele Gebruikers Deactiveren

Ga hiervoor naar Beheer – Gebruikers.

  • Vink de gebruiker aan die u wilt verwijderen.
  • Klik vervolgens op Deactiveren.

Meerdere Gebruikers Deactiveren

Ga hiervoor naar BeheerDeactiveren.
Deactiveren

  • Kies achter Rol welke soort gebruikers u wilt deactiveren.
  • Vervolgens klikt u in het Gebruikersvenster de namen van de gebruikers aan die u wilt deactiveren. Klik vervolgens op Deactiveren.

Tip 1: Als u de CTRL-toets (voor apple-gebruikers de CMD-toets) ingedrukt houdt terwijl u gebruikers aanklikt kunt u meerdere gebruikers tegelijkertijd selecteren.

Tip 2: Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt en een gebruiker en vervolgens nog een gebruiker verderop in de lijst aanklikt, selecteert u ook alle gebruikers die ertussenin staan.

9. Vakantiemodus

Wilt u dat spelers niet benadeeld worden wanneer ze niet regelmatig oefenen tijdens een vakantie of kampweek? Dan kunt u gebruikmaken van de Vakantiemodus. U vindt deze functie onder Beheer – Vakantiemodus. Let op! U dient per product de vakantiemodus apart in te stellen in de backend.

  • Selecteer een schoolklas waarvoor u de vakantiemodus wilt instellen.
  • Geef de start- en einddatum aan van de vakantie of gewenste periode dat de vakantiemodus moet ingaan.
  • Tot aan de einddatum van de vakantiemodus kunnen spelers gewoon gebruikmaken van de Oefenweb programma’s.

Tip: De Vakantiemodus kan helaas niet ingesteld worden voor een enkele leerling, maar alleen voor een hele schoolklas. Als het essentieel is dat de Vakantiemodus voor een enkel leerling wordt ingesteld, dan kunt u ervoor kiezen om voor deze leerling een aparte schoolklas te maken en de leerling hierin te plaatsen. U kunt dan alleen voor deze schoolklas de Vakantiemodus instellen.
Vakantiemodus

10. Resultatenrapportage

Onze producten hebben een uitgebreide resultatenrapportage. Deze rapportage kan gebruikt kan worden als handvat voor instructie. Het biedt inzicht in sterke en zwakke punten, veelgemaakte fouten en de ontwikkeling van spelers. Het geeft tevens een goed beeld van het niveau van spelers op verschillende domeinen ten opzichte van referentiegroepen.

De resultaten bekijkt u in een klas- of groepsoverzicht. Per speler wordt hier de score vergeleken met leeftijdsgenoten. De referentiegroep kunt u naar wens aanpassen naar een hogere of lagere vergelijkingsgroep.
Daarnaast kunt u zien wanneer de spelers voor het laatst hebben gespeeld en hoeveel opgaven er zijn gemaakt.
Ten slotte kunt u een individueel overzicht voor een speler inzien. Op deze pagina wordt een overzicht gegeven van de domeinscores, veelgemaakte fouten, ontwikkelingsgrafieken en individuele gegevens van de speler.

Wilt u meer informatie over het gebruik van de backend en resultaten rapportage? Bekijk dan de instructie resultaten van spelers.

11. Groepsprijs

In Rekentuin en Taalzee kunnen spelers met hun hele klas sparen voor de groepsprijs: het Mollenhuis en het Vulkaaneiland. Hoe meer muntjes de klas spaart, hoe meer er van de groepsprijs zichtbaar wordt. Hoeveel er zichtbaar wordt is afhankelijk van het gemiddelde aantal muntjes in de klas. Iedereen moet dus meespelen voor deze prijs.

U kunt de groepsprijs resetten door de muntjes van de klas te resetten. Dit doet u bijvoorbeeld als de groepsgrootte van de klas wijzigt, of aan het begin van een nieuw schooljaar. Zo kunt u spelers weer motiveren om samen te sparen voor de groepsprijs.

Om de muntjes van een klas te resetten, logt u als docent in via de backend. Hier gaat u naar BeheerSchoolklassen. Achter de schoolklas vindt u onder ‘Acties’ de optie ‘Reset muntjes’. Door hier op te klikken reset u de muntjes voor de gewenste schoolklas(sen).

Misschien ook interessant: