Eerste keer gebruiken

Start

Wat leuk dat je start met Oefenweb! Je kan leerlingen, leerkrachten en schoolklassen op drie manieren invoeren:

  • Route 1: Koppelen met Basispoort (aanbevolen)
  • Route 2: Edex-bestand
  • Route 3: Handmatig invoeren/ kopiëren vanuit een CSV- of Excel-bestand

1. Route 1: Koppelen met Basispoort

Gebruik een koppeling met Basispoort om alle leerlingen en leerkrachten in één keer in te voeren in Oefenweb. De gegevens vanuit Basispoort worden dan één op één overgenomen in Oefenweb. Zo zijn de gegevens altijd automatisch up-to-date en hoef je geen aanpassingen handmatig of via Edex door te voeren. Daarnaast hebben leerlingen, leerkrachten en beheerders direct toegang tot Oefenweb via Basispoort.

Wanneer de koppeling is geactiveerd, is het niet mogelijk handmatig wijzigingen door te voeren of de koppeling ongedaan te maken.

1.a Basispoort koppeling voor bestaande klanten

Gebruik je Oefenweb al en staan er gebruikers in jullie account? Dan dient er eerst eenmalig door het Oefenwebteam een koppeling te worden gerealiseerd tussen de leerlinggegevens in Oefenweb en Basispoort.

  • Geef bij Basispoort onder het kopje ‘Uitgeverijen’ met een vinkje bij Oefenweb aan dat je Basispoort met Oefenweb wenst te koppelen.
  • Log vervolgens in bij Oefenweb met je beheerder-inloggegevens.
  • Ga nu naar Beheer > Gebruikers toevoegen.
  • Klik op ‘Gebruikers importeren vanuit Basispoort’, je zet nu de koppeling met Basispoort in gang.
  • Het Oefenwebteam zal nu de matching die voor de koppeling nodig is handmatig uitvoeren. Je ontvangt van ons binnen twee werkdagen een mail als de matching is uitgevoerd en de koppeling gerealiseerd. Vanaf dat moment kun je via Basispoort inloggen in Oefenweb en direct aan de slag.
  • Om kinderen toegang te geven tot onze programma’s log je in als beheerder bij Oefenweb en klik je op Beheer > Licenties koppelen. Plaats een vinkje achter de naam van je leerlingen om ze toegang te geven tot de producten. Vanaf dit moment kunnen ze met Oefenweb aan de slag.
  • Let op: als er op een later moment nieuwe leerlingen bijkomen moeten deze handmatig nog gekoppeld worden aan de juiste programma’s via Beheer > Licenties koppelen.

Iedere nacht wordt de koppeling met Basispoort up-to-date gemaakt. Zo zijn de gegevens van je school altijd actueel.

1.b Basispoort koppeling voor nieuwe klanten

Gebruik je Oefenweb voor het eerst of staan er nog geen gebruikers in jullie account? Koppel dan eenvoudig met Basispoort door de volgende stappen te doorlopen:

  • Geef bij Basispoort onder het kopje ‘Uitgeverijen’ met een vinkje bij Oefenweb aan dat je Basispoort met Oefenweb wenst te koppelen.
  • Log vervolgens in bij Oefenweb met je beheerder-inloggegevens.
  • Ga naar Beheer > Gebruikers toevoegen.
  • Klik op  ‘Gebruikers importeren vanuit Basispoort’, en bevestig dat je jouw school wilt koppelen.
  • Je krijgt nu de melding dat de synchronisatie wordt uitgevoerd, waarna je de melding krijgt dat de koppeling is gelukt.
  • Klik op Beheer > Gebruikers, je ziet hier de namen van de leerlingen en leerkrachten.
  • Om kinderen toegang te geven tot onze programma’s log je in als beheerder bij Oefenweb en klik je op Beheer > Licenties koppelen. Plaats een vinkje achter de naam van je leerlingen om ze toegang te geven tot de producten. Vanaf dat moment kunnen ze met Oefenweb aan de slag.
  • Let op: als er op een later moment nieuwe leerlingen bijkomen moeten deze handmatig nog gekoppeld worden aan de juiste programma’s via Beheer > Licenties koppelen.

Iedere nacht wordt de koppeling met Basispoort up-to-date gemaakt, zo zijn de gegevens van je school altijd actueel.

2. Route 2: Edex-bestand

Gebruik een Edex.xml-bestand om alle leerlingen en leerkrachten in één keer in te voeren in Oefenweb. Het Edex-bestand genereer je uit het Leerlingenadministratiesysteem van de school.

Heb je al handmatig enkele leerlingen, leerkrachten of schoolklassen aangemaakt en wil je een Edex-bestand importeren? Dan dient er eerst eenmalig een koppeling te worden gerealiseerd tussen de handmatig ingevoerde leerlingen en Edex. Dit zet je in gang door op deze link te klikken en in te loggen met je inloggegevens. Je komt nu op een pagina waar je jouw Edex-bestand kunt uploaden. Wanneer dit is gelukt stuur je een mail naar info@oefenweb.nl met als onderwerp ‘Edex koppeling’. Wij maken het vervolgens voor je in orde zodat je in het vervolg zelf een Edex-bestand kunt importeren in Oefenweb.

2.a Middels Edex gegevens invoeren

Start je net met Oefenweb en zijn er nog geen leerlingen, leerkrachten of schoolklassen handmatig ingevoerd? Volg dan deze stappen:

  • Genereer een Edex-bestand vanuit jouw leerlingenadministratiesysteem. Ons systeem werkt met de Edex-versies 1.03, 2.0 of 2.1.
  • Nadat je het Edex-bestand hebt gegenereerd log je in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Gebruikers Toevoegen.
  • Klik dan op Gebruikers importeren via Edex.

  • Selecteer het Edexml-bestand en klik op Volgende.
  • In dit scherm geef je aan welke gegevens er in het Edex bestand zitten. Je kiest hier voor Alle Gegevens. Daarnaast geef je aan of alle klassen gebruik maken van Oefenweb. Klik dan op Volgende.
  • Je ziet nu een overzicht van het aantal schoolklassen, spelers en leerkrachten die worden toegevoegd. Klik opnieuw op Volgende.
  • De leerlingen en leerkrachten zijn ingevoerd in Oefenweb.

2.b Geef leerlingen en leerkrachten toegang

Met de volgende stappen maak je het mogelijk voor de leerlingen en leerkrachten om gebruik te maken van Oefenweb.

  • Omdat mailadressen van leerkrachten niet zijn toegevoegd in het Edex-bestand, dien je deze handmatig toe te voegen zodat je collega’s een mail ontvangen met hun inloggegevens. Dit doe je via Beheer > E-mailadressen Docenten Bewerken. Voer de e-mailadressen van de leerkrachten in. Klik vervolgens onderaan op Opslaan. De leerkrachten krijgen nu een mail met inloggegevens. Je bepaalt zelf het aantal leerkrachten dat je invoert. Dit staat los van het aantal licenties dat er is besteld. Licenties gelden alleen voor leerlingen.
  • Om leerlingen met Oefenweb te laten werken ga je naar Beheer > Licenties Koppelen. Met een vinkje koppel je een leerling aan een product. Leerlingen die je geen vinkje geeft zijn niet gekoppeld aan één van onze producten en nemen dan ook geen licenties in gebruik. Leerlingen met een vinkje bij een product kunnen met hun eigen inloggegevens inloggen en gebruik maken van onze oefenprogramma’s. De inloggegevens van de spelers vind je bij Beheer > Wachtwoorden Spelers.

Tip: Vink het vakje voor de naam van het product aan om alle leerlingen binnen de klas toegang te geven tot een product.

Nu heb je met succes onze programma’s klaargezet middels een Edex-import. We wensen jou en je leerlingen veel plezier met onze oefenprogramma’s!

2.c Voeg één of meer leerlingen of leerkrachten toe middels Edex

Indien je al van Oefenweb gebruikmaakt en een leerling wilt toevoegen, volg je de volgende stappen.

  • Genereer een Edex-bestand vanuit jouw leerlingenadministratiesysteem. Ons systeem werkt met de Edex-versies 1.03, 2.0 of 2.1. In dit bestand mogen alle leerlingen zitten. Dus ook de leerlingen die al gebruik maken van Oefenweb. Je raakt geen instellingen kwijt als je dit opnieuw upload.
  • Nadat je het Edex-bestand hebt gegenereerd log je in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Gebruikers Toevoegen.
  • Klik dan op Gebruikers importeren via Edex. De speelgegevens van de leerlingen blijven bewaard, enkel de schoolinformatie wordt aangepast. Selecteer het Edexml-bestand en klik op Volgende.
  • In dit scherm geef je aan welke gegevens er in het bestand zitten. Je kiest hier voor Alle Gegevens. Daarnaast geef je aan of alle klassen gebruikmaken van Oefenweb. Klik dan op Volgende.
  • Je ziet nu een overzicht van het aantal leerlingen en leerkrachten die worden toegevoegd of verwijderd en je ziet of er schoolklassen worden aangepast. Klik opnieuw op Volgende. Nu zijn de leerlingen en leerkrachten ingevoerd in Oefenweb.
  • Om de nieuwe leerling(en) met Oefenweb te laten werken ga je naar Beheer > Licenties Koppelen. Met een vinkje koppel je een leerling aan een licentie. De inloggegevens van de leerling vind je bij Beheer > Wachtwoorden Spelers.
  • Indien je ook een nieuwe leerkracht hebt toegevoegd, dien je handmatig het e-mailadres toe te voegen. Je collega ontvangt nu een mail met zijn/haar inloggegevens. Dit doe je via Beheer > E-mailadressen Docenten Bewerken. Voer de e-mailadressen van de leerkrachten in. Klik vervolgens onderaan op Opslaan.

3. Route 3: Handmatig invoeren/ kopiëren vanuit een CSV- of Excel-bestand

Het is ook mogelijk leerlingen en leerkrachten handmatig één voor één in te voeren in Oefenweb.

Heb je een koppeling met Basispoort of al eens een Edex-bestand geïmporteerd in Oefenweb? Dan is het niet meer mogelijk gebruikers handmatig in te voeren. Ben je gekoppeld aan Edex en wil je een nieuwe leerling invoeren? Volg dan route 2c.

3.a Handmatig spelers invoeren

Wil je handmatig spelers invoeren? Volg dan deze stappen:

  • Log in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Gebruikers Toevoegen.
  • Klik nu op Handmatig Gebruikers Toevoegen.
  • Klik vervolgens op het tabblad Speler.

  • Vink bij Licenties het vakje voor het product aan om de leerling direct te koppelen aan een product.  
  • Vul alle velden in. Let op: Gebruik geen leestekens, dat geeft problemen met inloggen.
    • Bijvoorbeeld: Vul Leon i.p.v. Léon in.
    • Bijvoorbeeld: Vul d Amie i.p.v. d’Amie in.
  • Klik op Opslaan.
  • De inloggegevens van spelers vind je bij Beheer > Wachtwoorden Spelers.

3.b Handmatig leerkrachten invoeren

Wil je handmatig leerkrachten invoeren? Volg dan deze stappen:

  • Log in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Gebruikers Toevoegen.
  • Klik nu op Handmatig Gebruikers Toevoegen.
  • Klik vervolgens op het tabblad Docent.

  • Vul alle velden in en klik op Opslaan.
  • Je collega’s krijgen een mail waarmee ze hun inloggegevens kunnen aanmaken. In de mail staat tevens een link naar de inlogpagina.
  • Je bepaalt zelf het aantal leerkrachten dat je invoert. Dit staat los van het aantal licenties dat er is besteld. Licenties gelden alleen voor leerlingen.

3.c Handmatig schoolklassen aanmaken

Wil je handmatig schoolklassen aanmaken? Volg dan deze stappen:

  • Log in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Schoolklassen.
  • Klik nu linksonder op Nieuwe schoolklas*.
  • Geef de schoolklas een korte naam, waarvan jij, en je collega’s begrijpen welke klas daarmee wordt bedoeld. Bijvoorbeeld: groep 4/5 a of klas 1W.
  • Klik op de bijbehorende leerkracht om deze toe te wijzen aan de schoolklas. Je kan meerdere leerkrachten selecteren door de CTRL-toets ingedrukt te houden terwijl je de leerkrachten individueel aanklikt.
  • Klik op Opslaan.
  • Als Remedial Teaching praktijk kun je het beste één schoolklas aanmaken waar je al je cliënten aan koppelt.

3.d Gebruikers kopiëren vanuit een CSV- of Excel-bestand

Het is ook mogelijk leerlingen per groep of klas in te voeren in Oefenweb.

  • Open een CSV-bestand (bijvoorbeeld Excel) waarin alle leerlingen staan.
  • Log in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Gebruikers Toevoegen.
  • Klik nu op Gebruikers importeren via CSV-bestand.

  • Vink bij Licenties het vakje voor het product aan om leerlingen te koppelen aan dit product.
  • Geef in het bovenste deel van het scherm aan op welke manier je de leerlingen wilt invoeren.
  • Kopieer daarna de juiste gegevens uit je CSV-bestand en plak deze in de juiste kolom onderaan het scherm in de Beheerdersomgeving. Vul alle kolommen in en zorg ervoor dat de kolommen een gelijk aantal rijen hebben.
  • Klik op Opslaan.
  • De inloggegevens van de spelers vind je bij Beheer > Wachtwoorden Spelers.

Let op: Alle gegevens van een leerling dienen op dezelfde regel te staan. Gegevens op een volgende regel worden door het systeem gezien als aparte leerlingen. Controleer dus per kolom of er geen spatie of enter staat na de laatste naam.

3.e Gebruikers aan schoolklassen koppelen

Wil je leerlingen en leerkrachten koppelen aan schoolklassen? Volg dan deze stappen:

  • Log in met je inloggegevens bij Oefenweb.
  • Zodra je bent ingelogd klik je bovenaan in de Beheerdersomgeving op Beheer > Schoolklassen.

  • Klik vervolgens op Spelers Toewijzen of Docenten Toewijzen.
  • Selecteer de leerling/leerkracht en klik op Klas in.

  • Heb je een leerling/leerkracht aan de verkeerde klas toegewezen? Selecteer de leerling/leerkracht en klik op Klas uit.
  • Klik op Opslaan.

Tip 1: Als je de CTRL-toets ingedrukt houdt terwijl je leerlingen aanklikt, kun je meerdere leerlingen tegelijkertijd selecteren.

Tip 2: Als je de SHIFT-toets ingedrukt houdt, en twee leerlingen aanklikt, selecteer je ook alle leerlingen die tussen de twee leerlingen staan.

 

Misschien ook interessant: