Eerste keer gebruiken

Start

Deze instructie is bedoeld voor beheerders die de Oefenwebproducten willen klaarmaken voor gebruik. Dit kun je doen middels een Edex-import of handmatig door de stappen 1 t/m 7 te doorlopen.

Indien je al van één van onze producten gebruikmaakt en een extra product hebt aangeschaft, is enkel stap 4 voor jou van toepassing: “Leerlingen koppelen aan het product“.

Instructie specifiek voor Docenten

Ben je een docent? Dan heb je alleen toegang tot onderstaande functionaliteiten.

Oefenwebproducten klaarzetten middels Edex-import.

Het is mogelijk om in één keer alle leerkrachten en leerlingen van je school in te voeren met behulp van een Edex.xml-bestand. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor scholen die nog geen spelers, docenten of schoolklassen hebben ingevoerd.

Wanneer je al enkele leerlingen, docenten of schoolklassen handmatig hebt aangemaakt maar wel graag je Edex-bestand wilt importeren dan dient er eerst eenmalig een koppeling te worden gerealiseerd tussen jouw leerlingbestand in onze backend en Edex. Dit proces kun je niet zelf uitvoeren. Mocht je hier gebruik van willen maken, klik op deze link en log vervolgens in met je beheerdersaccount. Je komt nu op een pagina waar je jouw Edex-bestand kunt uploaden. Wanneer dit is gelukt kun je een mail sturen naar info@oefenweb.nl met als onderwerp ‘Edex koppeling’.

  • Voor het klaarzetten middels een Edex-import ga je in het menu naar BeheerGebruikers toevoegen en kies je voor de optie Gebruikers importeren via Edex.

Edex

  • Je dient nu een Edex-export te maken vanuit uw leerlingenadministratiesysteem, ons systeem werkt met versie 1.03, 2.0 of 2.1. Vervolgens klik je onder Acties op Nieuw bestand.
  • Selecteer het Edexml-bestand van je computer en klik op Opslaan.
  • Nu is het belangrijk om een mailadres te koppelen aan nieuwe docentenaccounts. Je ontvangt een mail met daarin een link waarmee je het e-mailadres van de docent(en) kunt toevoegen.
  • Middels een mail kun je jouw collega’s laten weten dat ze via onze “wachtwoord opvragen“-pagina zelf een wachtwoord kunnen instellen door hun mailadres in te vullen: http://app.rekentuin.nl/users/password_forgotten.

Docenten Edex

  • Daarnaast dien je nog alle leerlingen te koppelen aan onze producten. Dit doe je onder Beheer – Licenties koppelen. Op deze pagina kun je de klassen langslopen en de leerlingen toewijzen aan de producten. Een uitgebreide uitleg hierover lees je in hoofdstuk 4 van deze handleiding. Je hoeft uiteraard niet alle leerlingen te koppelen. Zolang je leerlingen niet koppelt aan één van onze producten nemen ze ook geen licenties in beslag en kunnen ze dus prima in onze backend voorkomen zonder dat ze gebruikmaken van onze programma’s. Vanaf het moment dat leerlingen zijn gekoppeld aan één van onze producten dan kunnen ze inloggen en gebruikmaken van onze producten.
  • Het programma staat nu klaar voor gebruik. De inloggegevens van spelers zijn automatisch aangemaakt en kun je vinden onder Beheer – Wachtwoorden spelers. Zodra ze zijn gekoppeld aan een product kunnen ze inloggen en gebruikmaken van onze applicaties.

Nu heb je met succes onze programma’s klaargezet middels een Edex-import. We wensen jou en je leerlingen alvast veel plezier met onze online leeromgevingen!

1. Docenten invoeren

  • Om een docent in te voeren ga je in het menu naar BeheerGebruikers toevoegen.
  • Kies voor de optie Handmatig gebruikers invoeren en selecteer het tabblad Docent.

Docent toevoegen

  • Vul alle gegevens in, behalve het veld schoolklassen*.
  • Klik op Opslaan.
  • De docent krijgt een mail waarin zijn of haar inloggegevens worden vermeld. In de mail staat tevens een link naar de inlogpagina.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende docenten. De hoeveelheid docenten die je invoert zijn niet van invloed op de licenties van je abonnement. De licenties gelden alleen voor spelers.

*Indien je al schoolklassen hebt aangemaakt dan kun je de docent nu ook al toewijzen aan de juiste schoolklas in het veld schoolklassen. Wij raden echter aan eerst alle docenten in te voeren, voordat de klassen worden aangemaakt.

2. Schoolklassen aanmaken en docenten koppelen

  • De tweede stap is het aanmaken van de schoolklassen. Ga hiervoor in het menu naar BeheerSchoolklassen.

Aanmaken schoolklassen

  • Klik linksonder in het scherm op de link Nieuwe Schoolklas.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm Schoolklas toevoegen.

Voeg schoolklas toe

  • In het venster achter Naam kun je de klas een korte naam* geven, waarvan jij, en je collega’s begrijpen welke klas daarmee wordt bedoeld. Bijvoorbeeld: groep 4/5 a of klas 1W

* Ons advies luidt om standaardnamen te kiezen per klas, voor een verbeterd overzicht, bijvoorbeeld 5A, 5B, 6A, 6B enz.

  • In het onderste veld Docenten kun je de bijbehorende docenten toewijzen aan de schoolklas. Een docent kan worden toegewezen door deze aan te klikken. Wil je meerdere docenten selecteren, houdt dan de CTRL-toets ingedrukt terwijl je de docenten individueel aanklikt. De docenten zijn nu toegewezen aan de klas. Indien docenten nog niet zijn ingevoerd dan kun je in deze handleiding bij ‘stap 1: Docenten invoeren lezen hoe je dit kunt doen.
  • Klik op Opslaan.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende Schoolklassen.

Als Remedial Teaching praktijk kun je het beste één schoolklas aanmaken waar je al je cliënten aan koppelt.

3. Leerlingen invoeren

Leerlingen kunnen individueel worden ingevoerd of met meerdere leerlingen tegelijk per klas (alleen mogelijk voor beheerders). Tijdens dit proces kunnen de leerlingen worden toegewezen aan hun schoolklassen. Dit wordt stap voor stap beschreven aan de hand van schermafbeeldingen. Let op! Indien je werkt met Edex-bestanden dan kun je eenvoudig een nieuw Edex-bestand importeren om de nieuwe leerling(en) in te voeren. Je kunt leerlingen beter niet handmatig invoeren omdat ze dan geen Edex-key krijgen waardoor ze bij een nieuwe Edex-import tweemaal in ons systeem komen te staan.

Je gaat hiervoor naar Beheer Gebruikers toevoegen en kies voor de optie Gebruikers importeren via Edex. Je maakt een Edex-export vanuit je leerlingenadministratiesysteem en selecteert onder het kopje Acties de optie Nieuw bestand. Vervolgens klik je op bladeren en selecteer je het bestand. Nu klik je op Opslaan en de import wordt uitgevoerd.

Klik hier om terug te gaan naar het begin

3.a Meerdere leerlingen tegelijk per klas invoeren

  • Klik in het menu op Beheer – Gebruikers toevoegen en kies de optie Gebruikers importeren via CSV-bestand.
  • Er verschijnt nu onderstaand scherm, in het bovenste deel van dit scherm kun je aangeven op welke manier je de leerlingen wilt invoeren.

Nieuwe Spelers

  • De spelers worden standaard gekoppeld aan alle producten waar je een abonnement op hebt. Dit kun je aanpassen door enkel op het product te klikken waar u de spelers aan wilt koppelen. Wanneer je geen enkel product selecteert is het voor de spelers niet mogelijk om in te loggen en tellen ze niet mee voor het aantal actieve Oefenweblicenties dat je in gebruik hebt.
  • Door achter Schoolklas op het blauwe pijltje te klikken, kun je de juiste klas selecteren voor de leerlingen. Je kunt dit veld ook leeg laten en de ingevoerde leerlingen later aan een klas toewijzen.
  • Door een Groep te selecteren plaatst je al de leerlingen in één bepaalde jaargroep. Wanneer er meerdere groepen in dezelfde klas zitten dan kun je dit veld leeg laten en de leeftijdsgroep handmatig in onderstaande kolom invoeren per leerling.
  • Kies bij Naam Notatie of je de voor- en achternamen van de leerlingen in aparte kolommen wilt invoeren of als volledige naam, waarbij de voor- en achternaam gescheiden zijn door een spatie. Kies je ervoor om de voor- en achternaam gekoppeld in te voeren, dan krijgt je een kolom Volledige naam onderaan het scherm.
  • Geef vervolgens bij E-mailadres aan of je deze van de leerlingen wilt toevoegen, dit is niet vereist voor het spel.
  • Via het menu Geslacht Notatie kun je kiezen of je het geslacht van de leerlingen wilt invoeren met:
    m of v (Man/Vrouw) of met: j of m (Jongen/Meisje)
  • Ten slotte kun je met Geboortedatum Notatie kiezen uit verschillende manieren om de geboortedatum te noteren.

Gegevens

  • Je kunt nu de juiste gegevens uit een “spreadsheet” (bijv. Excel) kopiëren naar de juiste kolom. Doe dit voor iedere kolom apart. Elke kolom dient ingevuld te worden en hoort een gelijk aantal rijen te hebben.

Let op: Alle gegevens van een leerling dienen op dezelfde regel te staan. Gegevens op een volgende regel worden door het systeem ingelezen als aparte leerlingen. Verwijder dus altijd eventueel mee gekopieerde lege regels onderaan de kolom. Dit kun je verwijderen door na het plakken van de gegevens nog één keer op backspace te klikken.

In de Groep kolom (alleen zichtbaar indien je via het dropdown menu nog geen groep hebt ingevuld) dien je de waarden in te vullen uit het bovenstaande Groep menu (de getallen voor de dubbele punt). Voor groep 3 (voor België: leerjaar 1, leeftijd 6-7 jaar) moet je bijvoorbeeld een 3 invoeren en voor het eerste jaar van de middelbare school (12-13 jaar) een 9.

  • Klik op Opslaan als alle gegevens in alle kolommen zijn ingevoerd.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende set leerlingen per klas en of groep.

3.b. Een individuele leerling invoeren

  • Klik in het menu op Beheer – Gebruikers toevoegen en kies voor de optie Handmatig gebruikers invoeren.

Nieuwe Speler

  • De speler wordt standaard gekoppeld aan alle producten waar je een abonnement op hebt. Dit kun je aanpassen door enkel op het product te klikken waar je de speler aan wilt koppelen. Wanneer je geen product selecteert is het voor een speler niet mogelijk om in te loggen en telt de speler niet mee voor het aantal actieve Oefenweb.nl licenties dat je in gebruik hebt.
  • Kies via Schoolklas in welke klas de leerling moet komen. Je kunt dit veld ook leeg laten en de ingevoerde leerling later aan een klas toewijzen.
  • Klik achter Groep op het blauwe pijltje en selecteerde groep waar de leerling in zit.
  • Geef in het menu Geslacht het juiste geslacht van de leerling aan.
  • Vul de Voornaam in.
  • Vul de Achternaam in.

Let op: Gebruik geen leestekens, dat geeft problemen met inloggen.

  • Bijvoorbeeld: Vul Leon i.p.v. Léon.
  • Bijvoorbeeld: Vul d Amie i.p.v. d’Amie.

 

  • Vul achter Geboortedatum de juiste geboortedatum in van de leerling.
  • Indien gewenst kun je ook het E-mailadres van de leerling invoeren. Dit is niet vereist.
  • Klik op Opslaan nadat alles is ingevuld.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende individuele leerling.

4. Leerlingen koppelen aan het product

Leerlingen kunnen pas spelen in onze producten als ze zijn gekoppeld aan één of meerdere producten. Dit koppelen aan een product kan al gedaan worden bij het invoeren van de leerlingen (stap 3 van deze handleiding). Wanneer dit nog niet is gebeurd dan kun je dit ook apart doen onder Licenties koppelen.

Dit geldt ook voor gebruikers die een nieuw product hebben bijbesteld. Je kunt onder Licenties koppelen bestaande leerlingen toewijzen aan het nieuwe product waar je mee wilt beginnen.

Wanneer je een speler toegang geeft tot één van onze producten verbruik je één licentie. Dus wanneer je 10 leerlingen koppelt aan zowel Rekentuin als Taalzee verbruik je 20 licenties. Het aantal licenties dat je per product kan gebruiken heb je tijdens het bestelproces vastgelegd. Middels een bijbestelling kun je voor het eind van de abonnementsperiode dit aantal wel te allen tijde ophogen.

Vanaf het moment dat leerlingen gekoppeld zijn aan een product en schoolklas kunnen ze inloggen met hun eigen inloggegevens. Deze inloggegevens zijn automatisch gegenereerd en kun je terugvinden in het menu onder Beheer – Wachtwoorden spelers.

  • Voor het koppelen van leerlingen met producten ga je in het menu naar Beheer – Licenties koppelen.
  • Er verschijnt vervolgens het onderstaande scherm.

Koppelen aan product

  • Allereerst kun je achter Schoolklas een klas selecteren. Vervolgens verschijnen al de leerlingen uit de betreffende klas.
  • Achter de namen van de leerlingen zie je Rekentuin, Taalzee en/of Words&Birds staan. Indien je een abonnement hebt op Words&Birds, Taalzee en Rekentuin, zijn alle producten weergegeven.
  • Vink het vakje voor de naam van het product aan om alle leerlingen binnen de klas toegang te geven tot een product.
  • Vink achter de naam van elke speler het product aan als je een individuele speler toegang wilt geven.

Je kunt een leerlingen toegang geven tot één, beide of geen enkel product. Dit bepaalt dus van welk(e) product(en) een leerling gebruik kan maken.

5. Leerlingen koppelen aan de klas

Dit koppelen aan een klas kan al gedaan worden bij het invoeren van de leerlingen (stap 3 van deze handleiding). Wanneer dit nog niet is gebeurd dan kun je dit ook apart doen onder Beheer – Schoolklassen en dan Spelers Toewijzen. Wanneer kinderen zijn gekoppeld aan een klas en een product, kunnen ze van de producten gebruik maken en inloggen met hun eigen inloggegevens.

  • Klik in het menu op Beheer – Schoolklassen en kies voor Spelers Toewijzen.
  • Er verschijnt nu het onderstaand scherm.

Spelers toewijzen

  • Kies achter Schoolklas aan welke klas je leerlingen wilt toewijzen.
  • Daaronder zie je twee velden. Het venster Spelers zonder klas en het venster Spelers in deze klas.
  • Klik in het veld Spelers zonder klas op de leerlingen die aan de klas moeten worden toegewezen. Door nu op de knop Klas in te klikken wijs je de leerling aan de schoolklas toe.
  • Heb je een leerling aan de verkeerde klas toegewezen, doe dan het volgende: klik in het venster Spelers in deze klas op de leerling die verkeerd staat, hiermee selecteer je de leerling. Door nu op de knop Klas uit te klikken verwijder je de toewijzing en staat de leerling weer in het venster Spelers zonder klas.
  • Als je alle spelers toegewezen heeft aan een schoolklas, klik je op Opslaan rechts van de invulvelden.

Tip 1: Als je de CTRL-toets ingedrukt houdt terwijl je leerlingen aanklikt kun je meerdere leerlingen tegelijkertijd selecteren. Als je vervolgens de CTRL-toets loslaat en klikt op In de klas , wijs je meerdere leerlingen tegelijkertijd aan een klas toe.

Tip 2: Als je de SHIFT-toets ingedrukt houdt, en een leerling en vervolgens nog een leerling verderop in de lijst aanklikt, selecteer je ook alle leerlingen die ertussenin staan. Als je vervolgens de SHIFT-toets loslaat en klikt op In de klas, wijs je al deze leerlingen tegelijkertijd aan een klas toe.

6. Docenten koppelen aan de klas

Bij het invoeren van docenten kun je ze direct toewijzen aan een klas. Je kunt dit ook later doen in het venster Docenten Toewijzen. De onderstaande acties kun je herhalen als je docenten aan meerdere klassen wilt toewijzen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn voor een intern begeleider.

  • Klik in het menu op Beheer – Schoolklassen en kies voor Docenten Toewijzen.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm.

Docenten toewijzen

  • Kies achter Schoolklas aan welke klas de docent moet worden toegewezen.
  • Daaronder zie je twee velden. Het veld Docenten niet in deze klas en het venster Docenten in deze klas.
  • Klik in het veld Docenten niet in deze klas de docent die bij deze klas hoort. Doe dit door op de juiste naam te gaan staan en erop te klikken. Door nu op de knop Klas in te klikken koppel je de docent aan de schoolklas.
  • Heb je een verkeerde docent toegewezen, doe dan het volgende: Klik in het veld Docenten in deze klas op de docent die verkeerd staat. Door vervolgens op de knop Klas uit te klikken verwijder je de toewijzing. Als je alle schoolklassen een docent heeft gegeven, klik je op Opslaan rechts van de invulvelden

Tip: Als je de CTRL-toets ingedrukt houdt terwijl je docenten aanklikt kun je meerdere docenten tegelijkertijd selecteren. Als je vervolgens de CTRL-toets loslaat en klikt op Klas in of Klas uit om de docent aan een klas toe te wijzen of de toewijzing te verwijderen.

7. Gegevens controleren

De laatste stap is het controleren van de ingevoerde gegevens. Zo kun je bijvoorbeeld controleren of je niemand bent vergeten, of dat er een leerling aan een verkeerde schoolklas of product is toegewezen. Leerlingen of docenten die aan verkeerde klassen zijn toegewezen kunnen via dit scherm aan de juiste klassen worden toegewezen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je vergeten bent een klas toe te wijzen aan een docent.

  • Klik in het menu op Beheer en kies voor Schoolklassen.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm. Hier zie je een overzicht van alle schoolklassen die je hebt ingevoerd.

Controleren

  • Achter iedere schoolklas kun je klikken op Bekijken.
  • Je krijgt dan een overzicht van de docent(en) en leerlingen die de gekozen klas zijn toegewezen.
  • Via de knoppen Docenten Toewijzen en Spelers Toewijzen kun je vervolgens nog eventueel docenten of leerlingen toevoegen die al zijn ingevoerd maar nog niet aan de juiste klas zijn toegewezen.

8. Leerlingen deactiveren

Het deactiveren van spelers is enkel nodig wanneer ze van school afgaan. In alle andere gevallen kun je spelers in ons systeem laten staan. Wil je dat ze niet meer met onze producten werken of een licentie in gebruik nemen?

  • Ontkoppel dan de spelers van producten onder Beheer – Licenties koppelen door de vinkjes weg te klikken.

Oud-leerlingen definitief Verwijderen

Je kunt de gegevens en resultaten van leerlingen volledig verwijderen uit ons systeem (dit is definitief, je kunt de resultaten van deze leerling(en) niet meer bekijken).

Gebruiker(s) verwijderen

Ga hiervoor naar Beheer – Gebruikers verwijderen (zonder toewijzing).

  • Vink de gebruiker(s) aan die je wilt verwijderen.
  • Klik vervolgens op Verwijderen.

Tip 1: Als je de CTRL-toets (voor apple-gebruikers de CMD-toets) ingedrukt houdt terwijl je gebruikers aanklikt kun je meerdere gebruikers tegelijkertijd selecteren.

Tip 2: Als je de SHIFT-toets ingedrukt houdt en een gebruiker en vervolgens nog een gebruiker verderop in de lijst aanklikt, selecteer je ook alle gebruikers die ertussenin staan.

9. Resultatenrapportage

Onze producten hebben een uitgebreide resultatenrapportage. Deze rapportage kan gebruikt kan worden als handvat voor instructie. Het biedt inzicht in sterke en zwakke punten, veelgemaakte fouten en de ontwikkeling van spelers. Het geeft tevens een goed beeld van het niveau van spelers op verschillende domeinen ten opzichte van referentiegroepen.

De resultaten bekijk je in een klas- of groepsoverzicht. Per speler wordt hier de score vergeleken met leeftijdsgenoten. De referentiegroep kun je naar wens aanpassen naar een hogere of lagere vergelijkingsgroep.
Daarnaast kun je zien wanneer de spelers voor het laatst hebben gespeeld en hoeveel opgaven er zijn gemaakt.
Ten slotte kun je een individueel overzicht voor een speler inzien. Op deze pagina wordt een overzicht gegeven van de domeinscores, veelgemaakte fouten, ontwikkelingsgrafieken en individuele gegevens van de speler.

Wil je meer informatie over het gebruik van de backend en resultaten rapportage? Bekijk dan de instructie resultaten van spelers.

10. Groepsprijs

In Rekentuin en Taalzee kunnen spelers met hun hele klas sparen voor de groepsprijs: de Boomhut en het Zeekasteel. Hoe meer muntjes de klas spaart, hoe meer er van de groepsprijs zichtbaar wordt. Hoeveel er zichtbaar wordt is afhankelijk van het gemiddelde aantal muntjes in de klas. Iedereen moet dus meespelen voor deze prijs.

Je kunt de groepsprijs resetten door de muntjes van de klas te resetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de groepsgrootte van de klas wijzigt, of aan het begin van een nieuw schooljaar. Zo kun je spelers weer motiveren om samen te sparen voor de groepsprijs.

Om de muntjes van een klas te resetten, log je als docent in via de backend. Hier gaat u naar BeheerSchoolklassen. Achter de schoolklas vind je onder ‘Acties’ de optie ‘Muntjes resetten’. Door hier op te klikken reset je de muntjes voor de gewenste schoolklas(sen).

Misschien ook interessant: