Voorbereidingen nieuwe schooljaar

Start

Aan het eind van het schooljaar of aan het begin van het nieuwe schooljaar is het belangrijk dat u eenmalig uw account klaarmaakt voor het nieuwe schooljaar. Bijvoorbeeld het ophogen van de schoolklassen van uw leerlingen. In deze instructie wordt u stap voor stap begeleid bij het doorvoeren van deze en andere wijzigingen.

Er zijn twee mogelijke manieren om ervoor te zorgen dat uw producten klaarstaan voor het nieuwe schooljaar. U kunt dit doen middels het importeren van een Edex bestand. Indien u dit wilt, volgt u dan Route A, zoals die hieronder is weergegeven. Indien u handmatig de producten wilt klaarmaken, volgt u dan Route B.

Route A: Edex

A. Edex.xml importeren
Als u nog niet eerder in onze backend met Edex heeft gewerkt dan dient er eerst eenmalig een koppeling te worden gerealiseerd tussen uw leerlingbestand in onze backend en Edex. Dit proces kunt u niet zelf uitvoeren. Mocht u hier gebruik van willen maken, klik op deze link en log vervolgens in met uw beheerdersaccount. U komt nu op een pagina waar u uw Edexml bestand (1.03 of 2.0) kunt uploaden. Wanneer dit is gelukt kunt u ons een mail sturen naar info@oefenweb.nl met als onderwerp ‘Edex koppeling’.

Het Edex-bestand moet aan de volgende eisen voldoen:

  • Versie 1.03 of 2.0
  • Edex.xml-bestand
  • de leerlingen moet zijn gekoppeld aan een groep of schoolklas

Wanneer u al eerder met Edex uw gegevens heeft ingevoerd, kunt u zelf het Edex-bestand importeren voor het nieuwe schooljaar. De speelgegevens van bestaande leerlingen worden niet overschreven! Om Edex te importeren volgt u de onderstaande instructies:

  • Deactiveer alle groep 8 leerlingen van vorig jaar via Beheer – Schoolklassen. Let op! Doe dit alleen voor de oude groep 8 leerlingen, niet voor alle andere leerlingen!
    • Selecteer de optie ‘spelers deactiveren‘ achter groep 8.
    • Klik vervolgens op OK.
    • Het is succesvol uitgevoerd als u de melding te zien krijgt: ‘de gebruikers zijn gedeactiveerd’.
      Deactiveren groep 8
  • Allereerst maakt u een Edex-export vanuit uw leerlingadministratiesysteem.
  • U gaat nu in het menu naar BeheerNieuwe spelers (Edex).
  • Mogelijk krijgt u hier een melding te zien dat er nog spelers en docenten in onze backend voorkomen zonder Edex-key. U kunt het overzicht van de leerlingen en docenten bekijken door te klikken op bijgevoegde linkjes.
  • Om het proces succesvol te doorlopen dient u allereerst deze leerlingen en docenten die niet over een Edex-key beschikken te deactiveren. Dit doet u door in de eerste kolom de accounts aan te vinken die u wilt deactiveren. U klikt vervolgens bovenaan op de knop deactiveren. Indien dit overzicht nog actieve leerlingen en/of docenten bevat die vaak hebben ingelogd, kunt u het beste ons de namen mailen via info@oefenweb.nl. Wij kunnen ervoor zorgen dat deze leerlingen niet opnieuw hoeven te beginnen na de nieuwe Edex-import. U hoeft niet te wachten op onze mail en kunt verder met het importeren.
  • U gaat hiervoor opnieuw in het menu naar BeheerNieuwe spelers (Edex).Edex
  • Vervolgens klikt u op bladeren en selecteert u het Edex-bestand van uw computer.
  • Vervolgens klikt u op OK . U ontvangt nu een mail met een link. Door op de link in de mail te klikken wordt de import uitgevoerd.
  • Nadat u op de link in de mail heeft geklikt krijgt u een overzicht van alle leerkrachten en hun mailadressen. Hier dient u voor nieuwe docentenaccounts het mailadres in te vullen. Deze staan namelijk niet in het Edex-bestand. Nadat u alle ontbrekende mailadressen heeft aangevuld kunt u deze collega’s met een mail laten weten dat ze via deze “wachtwoord opvragen“-pagina zelf een wachtwoord kunnen instellen door hun mailadres daar in te vullen. Ook de docenten die hun wachtwoord zijn vergeten kunnen via deze link een nieuw wachtwoord opvragen.
  • De nieuwe leerlingen die nog niet in onze backend stonden moeten nog aan één of meerdere producten van Oefenweb worden gekoppeld. Hiervoor gaat u in het menu naar BeheerProduct Toewijzing. Op deze pagina kunt u de klassen langslopen en de leerlingen toewijzen aan onze producten. Alleen leerlingen die gekoppeld zijn aan een product nemen een licentie in beslag. Leerlingen kunnen dus ook prima in onze backend voorkomen zonder dat ze gekoppeld zijn en dus ook zonder dat ze gebruik maken van onze programma’s.
    Spelers toewijzen
  • Na de update van een Edex-bestand gaat u naar BeheerDeactiveer (zonder toewijzing). Hier staan de leerlingen die niet meer voorkomen in uw Edex-bestand van dit jaar. Door de leerlingen aan te vinken en op Deactiveren te klikken, worden de spelers verwijderd en is de lijst opgeschoond. De handeling is succesvol uitgevoerd als u de melding te zien krijgt: ‘De gebruikers zijn gedeactiveerd’.
  • Nu heeft u met succes onze programma’s klaargezet middels een Edex-import. We wensen u en uw leerlingen alvast veel plezier met onze producten in het nieuwe schooljaar!

Mocht u in de toekomst nieuwe leerlingen of leerkrachten willen toevoegen dan kan dit door opnieuw een nieuw Edex-bestand te importeren via: BeheerNieuwe spelers (Edex). U volgt dezelfde stappen als aan het begin van deze handleiding. De nieuwe persoon is nu toegevoegd, voor alle overige gebruikers verandert er niets.

Route B Handmatig

Indien u geen gebruik wilt maken van het invoeren middels Edex, dan dient u stap 1 t/m 7, zoals hieronder is weergegeven, te doorlopen. Hierin wordt u begeleid om de accounts van  uw leerlingen en docenten succesvol klaar te maken voor gebruik in het nieuwe schooljaar.

1 . Gebruikers deactiveren

Spelers die van school zijn afgegaan of gebruikers die om een andere reden geen gebruik meer maken van producten van Oefenweb kunt u deactiveren. Wilt u de resultaten nog kunnen terugkijken volg dan de volgende stappen:

  • Plaats deze spelers eerst uit de klas onder Beheer – Spelers Toewijzen.Spelers uit klas plaatsen
  • Ontkoppel de spelers van producten onder Beheer – Product Toewijzing door de vinkjes weg te klikken.
    Spelers ontkoppelen

 

Definitief Verwijderen

Indien u de gegevens en resultaten van deze leerlingen volledig wilt verwijderen uit uw backend, dan kunt u de leerlingen nog deactiveren (definitief verwijderen uit uw backend).

Groep 8 Deactiveren

Ga hiervoor naar Beheer – Schoolklassen.

  • Selecteer de optie ‘spelers deactiveren‘ achter groep 8.
  • Klik vervolgens op OK.
  • Het is succesvol uitgevoerd als u de melding te zien krijgt: ‘de gebruikers zijn gedeactiveerd’.Deactiveren groep 8

 

Enkele Gebruikers Deactiveren

Ga hiervoor naar Beheer – Gebruikers.

  • Vink de gebruiker aan die u wilt verwijderen.
  • Klik vervolgens op Deactiveren.
    Enkele gebruiker deactiveren

 

Meerdere Gebruikers Deactiveren

Ga hiervoor naar BeheerDeactiveren.

  • Kies achter Rol welke soort gebruikers u wilt deactiveren.
  • Vervolgens klikt u in het Gebruikersvenster de namen van de gebruikers aan die u wilt deactiveren. Klik vervolgens op Deactiveren.
    Meerdere gebruikers deactiveren

 

Tip 1: Als u de CTRL-toets (voor Apple-gebruikers de CMD-toets) ingedrukt houdt terwijl u gebruikers aanklikt kunt u meerdere gebruikers tegelijkertijd selecteren.

Tip 2: Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, een gebruiker selecteert en vervolgens nog een gebruiker verderop in de lijst aanklikt, selecteert u ook alle gebruikers die ertussenin staan.

2. Alle leerlingen een groep ophogen

De meeste leerlingen zullen na de vakantie een groep hoger zitten. U kunt alle leerlingen in één keer een groep ophogen. Daarna kunt u de leerlingen die doubleren terugzetten naar de juiste groep.

  • Ga naar Beheer – Gebruikers
  • U krijgt nu het venster Spelers , zoals in de onderstaande afbeelding.Overzicht gebruikers

 

  • Onder de tabel met de spelers klikt u op de link: Verander de Groep voor alle Spelers.
  • U krijgt nu het scherm Verander de Groep voor alle spelers , zoals in de onderstaande afbeelding.Groep ophogen
  • Kies voor +1 groep en klik daarna op OK.
  • De leerlingen zijn nu een groep hoger geplaatst, zoals hieronder te zien.Groepen opgehoogd
  • Als u een doublerende leerling een groep lager wilt zetten, klikt u in de tabel met spelers op de knop Bewerken in de rij van de leerling die doubleert.
  • Geef bij Groep de juiste groep aan waartoe de leerling behoort.

Leerlingen in juiste schoolklassen plaatsen

Na het ophogen van de groep is het van belang om de juiste leerlingen en docenten aan de juiste schoolklassen toe te wijzen. Voor de meeste scholen is de makkelijkste manier om de namen van de schoolklassen te veranderen, omdat de meeste leerlingen bij elkaar in de klas zullen blijven. Vervolgens kunt u dan eventuele wijzigingen in de klassensamenstelling doorvoeren. U kunt er ook voor kiezen om de namen niet te wijzigen en alle klassen langs te lopen en daaraan de juiste leerlingen toe te wijzen. Daarnaast zullen er waarschijnlijk ook nieuwe leerlingen en eventueel docenten ingevoerd moeten worden. Al deze stappen worden hieronder uitgelegd.

3. De schoolklassen een nieuwe naam geven

Een eenvoudige stap in het klaarmaken van de schoolklassen voor het nieuwe schooljaar is het aanpassen van de naam van de klas. Bijvoorbeeld: groep 4a zal nu groep 5a worden.

  • Ga naar Beheer –  Schoolklassen
  • U krijgt nu het venster Schoolklassen , zoals in de onderstaande afbeelding.Schoolklas overzicht
  • In dit venster ziet u de klassen die op dit moment bestaan in het Oefenweb product dat u raadpleegt.
  • Klik achter de klas op Bewerken.
    Bewerk naam schoolklas
  • U kunt de klas nu een andere naam geven. Om de juiste naam van de klas te kunnen bepalen kunt u de klas ook eerst bekijken via de optie Bekijken
  • Klik daarna op OK
  • Dit herhaalt u tot alle klassen de juiste benaming hebben gekregen.
  • Via de knop Nieuwe schoolklas kunt u eventueel klassen toevoegen als er bijvoorbeeld een klas is opgesplitst.

4. De juiste docent toewijzen aan de juiste klas

Niet alle leerkrachten zijn met hun klas meegegaan. Met de volgende stappen wijst u de juiste leerkracht toe aan de juiste klas.

  • Ga naar Beheer – Docenten toewijzen
  • U krijgt nu het venster Docenten Toewijzen, zoals in de onderstaande afbeelding.
  • Hier kunt u voor alle schoolklassen bekijken welke docenten eraan toegewezen zijn en eventuele wijzigingen doorvoeren.Docent toewijzen
  • Kies achter Schoolklas de naam van de klas die u wilt bekijken en waarvoor u eventuele wijzigingen wilt doorvoeren.
  • U koppelt eerst eventuele verkeerd toegewezen docenten los. Doe dit door op de naam van de docent in de rechter kolom te gaan staan en erop te klikken. Door nu op de knop <-Uit de klas te klikken koppelt u de docent los.
  • Kies vervolgens in het venster Docenten niet in een klas de docent die bij deze klas hoort. Door nu op de knop In de klas-> te klikken koppelt u de docent aan de schoolklas.
  • Kies vervolgens in het rolmenu de volgende klas en herhaal de bovenstaande stappen.
  • Als alle klassen de goede docent hebben gekregen, klikt u op OK.
  • Verderop kunt u lezen hoe u eventuele nieuwe docenten kunt toevoegen.

5. Leerlingen verplaatsen

Sommige leerlingen zullen in een andere klas zijn geplaatst met ingang van het nieuwe schooljaar. Met de volgende stappen zet u deze leerlingen in de juiste schoolklas.

  • Ga naar Beheer – Spelers Toewijzen
  • U krijgt nu het venster Spelers Toewijzen , zoals in de onderstaande afbeelding.Leerlingen klas wijzigen
  • Selecteer een schoolklas achter Schoolklas.
  • Vervolgens ziet u in het venster Spelers in de Klas welke leerlingen op dit moment aan deze klas zijn gekoppeld.
  • Als u leerlingen ziet die niet in deze klas horen, doe dan het volgende: Klik in het venster Spelers in de Klas op de leerling die verkeerd staat. Door nu op de knop <- Uit de Klas te klikken koppelt u de speler los.
  • Om leerlingen die nog niet gekoppeld zijn aan deze klas toe te wijzen, klikt u in het venster Spelers niet in een Klas op de leerlingen die bij deze klas horen. Door nu op de knop In de Klas > te klikken koppelt u de leerling aan de schoolklas.
  • Als u alle spelers toegewezen heeft aan een schoolklas, klikt u op OK.

Tip 1: Als u de CTRL-toets ingedrukt houdt (voor Apple-gebruikers de CMD-toets) terwijl u leerlingen aanklikt kunt u meerdere leerlingen op hetzelfde moment selecteren. Als u vervolgens de CTRL-toets loslaat en klikt op In de Klas >, koppelt u meerdere leerlingen tegelijkertijd.

Tip 2: Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, een leerling selecteert en vervolgens nog een leerling verderop in de lijst aanklikt, selecteert u ook alle tussen gelegen leerlingen. Als u vervolgens de SHIFT-toets loslaat en klikt op In de Klas >, koppelt u al deze leerlingen tegelijkertijd.

6. Nieuwe gebruikers invoeren

In het nieuwe schooljaar zullen er misschien nieuwe gebruikers in uw school bij komen. Hieronder leest u hoe u deze kunt toevoegen en toewijzen.

6.a. Docenten invoeren

  • Om een docent in te voeren gaat u in het menu naar BeheerNieuwe docent.Docent invoeren
  • Vul alle gegevens in.
  • Vanwege de privacygevoelige informatie adviseren wij u om hier niet een te voor de hand liggend wachtwoord te kiezen, zoals de voornaam, maar een combinatie van letters en cijfers. Het wachtwoord dient te bestaan uit minimaal 12 tekens waarvan minimaal één hoofdletter, één kleine letter, één symbool en één cijfer. Docenten kunnen hun gebruikersnaam en wachtwoord later nog zelf wijzigen.
  • Kies eventueel direct de Schoolklas(sen) waaraan u de docent wilt koppelen. Het is mogelijk om een docent aan meerdere klassen te koppelen door gebruik te maken van de Shift- en CTRL-toetsen (voor Apple-gebruikers de CMD-toets).
  • Klik na het invullen op OK.
  • De docent krijgt een mail waarin zijn of haar inloggegevens worden vermeld. In de mail staat tevens een link naar de inlogpagina.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende docenten. De hoeveelheid docenten die u invoert is niet van invloed op de licenties van uw abonnement. De licenties gelden alleen voor spelers.

 

6.b Meerdere leerlingen tegelijk per klas invoeren.

Leerlingen kunnen individueel worden ingevoerd of met meerdere leerlingen tegelijk per klas. Tijdens dit proces kunnen de leerlingen worden toegewezen aan hun schoolklassen. Dit wordt stap voor stap beschreven aan de hand van schermafbeeldingen, of u kunt onderstaande video bekijken.

  • Klik in het menu op Beheer – Nieuwe spelers.
  • Er verschijnt nu onderstaand scherm, in het bovenste deel van dit scherm kunt u aangeven op welke manier u leerlingen wilt invoeren.Meerdere leerlingen invoeren
  • Spelers worden standaard gekoppeld aan alle producten van Oefenweb waar u een abonnement op heeft. Dit kunt u aanpassen door enkel op het product te klikken waar u de spelers aan wilt koppelen. Wanneer u geen enkel product selecteert is het voor de spelers niet mogelijk om in te loggen en tellen ze niet mee voor het aantal actieve Oefenweb licenties dat u in gebruik heeft.
  • Door achter Schoolklas op het blauwe pijltje te klikken, kunt u de juiste klas selecteren voor de leerlingen. U kunt dit veld ook leeg laten en de ingevoerde leerlingen later aan een klas toewijzen.
  • Door een Groep te selecteren plaatst u al de leerlingen in één bepaalde jaargroep. Wanneer er meerdere groepen in dezelfde klas zitten dan kunt u dit veld leeglaten en de leeftijdsgroep handmatig in onderstaande kolom invoeren per leerling.
  • Kies bij Naam Notatie of u de voor- en achternamen van de leerlingen in aparte kolommen wilt invoeren of als volledige naam, waarbij de voor- en achternaam gescheiden zijn door een spatie. Kiest u ervoor om de voor- en achternaam gekoppeld in te voeren, dan krijgt u een kolom Volledige naam onderaan het scherm.
  • Geef vervolgens bij E-mailadres aan of u deze van de leerlingen wilt toevoegen, dit is niet vereist voor het spel.
  • Via het menu Geslacht Notatie kunt u kiezen of u het geslacht van de leerlingen wilt invoeren met:
    m of v (Man/Vrouw) of met: j of m (Jongen/Meisje)
  • Ten slotte kunt u met Geboortedatum Notatie kiezen uit verschillende manieren om de geboortedatum te noteren.
    Gegevens
  • U kunt nu de juiste gegevens uit een “spreadsheet” (bijv. Excel) kopiëren naar de juiste kolom. Doe dit voor iedere kolom apart. Elke kolom dient ingevuld te worden en hoort een gelijk aantal rijen te hebben.

Let op: Alle gegevens van een leerling dienen op dezelfde regel te staan. Gegevens op een volgende regel worden door het systeem ingelezen als aparte leerlingen. Verwijder dus altijd eventueel mee gekopieerde lege regels onderaan de kolom. Dit kunt u verwijderen door na het plakken van de gegevens nog één keer op backspace te klikken.

In de Groep kolom (alleen zichtbaar indien u via het dropdown menu nog geen groep heeft ingevuld) dient u de waarden in te vullen uit het bovenstaande Groep menu (de getallen voor de dubbele punt). Voor groep 3 (voor België: leerjaar 1, leeftijd 6-7 jaar) moet u bijvoorbeeld een 3 invoeren en voor het eerste jaar van de middelbare school (12-13 jaar) een 9.

  • Klik op OK als alle gegevens in alle kolommen zijn ingevoerd.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende set leerlingen per klas en of groep.

 

6.c Een individuele leerling invoeren

  • Klik in het menu op Beheer – Nieuwe speler.Nieuwe Speler
  • De speler wordt standaard gekoppeld aan alle producten van Oefenweb waar u een abonnement op heeft. Dit kunt u aanpassen door enkel op het product te klikken waar u de speler aan wilt koppelen. Wanneer u geen product selecteert, is het voor een speler niet mogelijk om in te loggen en telt de speler niet mee voor het aantal actieve Oefenweb licenties dat u in gebruik heeft.
  • Kies via Schoolklas in welke klas de leerling moet komen. U kunt dit veld ook leeg laten en de ingevoerde leerling later aan een klas toewijzen.
  • Klik achter Groep op het blauwe pijltje en selecteerde groep waar de leerling in zit.
  • Geef in het menu Geslacht het juiste geslacht van de leerling aan.
  • Vul de Voornaam in.
  • Vul de Achternaam in.

Let op: Gebruik geen leestekens, dat geeft problemen met inloggen.

  • Bijvoorbeeld: Vul Leon i.p.v. Léon.
  • Bijvoorbeeld: Vul d Amie i.p.v. d’Amie.
  • Vul achter Geboortedatum de juiste geboortedatum in van de leerling.
  • Indien gewenst kunt u ook het E-mailadres van de leerling invoeren. Dit is niet vereist.
  • Klik op OK nadat alles is ingevuld.
  • Herhaal de voorgaande stappen voor het invoeren van de volgende individuele leerling.

 

7. Gegevens controleren.

De laatste stap is het controleren van de ingevoerde gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld controleren of u niemand bent vergeten, of dat er een leerling aan een verkeerde schoolklas of product is toegewezen. Leerlingen of docenten die aan verkeerde klassen zijn toegewezen kunnen via dit scherm aan de juiste klassen worden toegewezen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat u vergeten bent een klas toe te wijzen aan een docent.

  • Klik in het menu op Beheer en kies voor Schoolklassen.
  • Er verschijnt nu het onderstaande scherm. Hier ziet u een overzicht van alle schoolklassen die u heeft ingevoerd.
    Gegevens controleren
  • Achter iedere schoolklas kunt u klikken op Bekijken.
  • U krijgt dan een overzicht van de docent(en) en leerlingen die de gekozen klas zijn toegewezen.
  • Via de knoppen Docenten Toewijzen en Spelers Toewijzen kunt u vervolgens eventueel docenten of leerlingen toevoegen die al zijn ingevoerd maar nog niet aan de juiste klas zijn toegewezen.

8. Muntjes resetten groepsprijs

In Rekentuin en Taalzee kunnen spelers met hun hele klas sparen voor de groepsprijs: het Mollenhuis en het Vulkaaneiland. Hoe meer muntjes de klas spaart, hoe meer er van de groepsprijs zichtbaar wordt. Hoeveel er zichtbaar wordt is afhankelijk van het gemiddelde aantal muntjes in de klas. Iedereen moet dus meespelen voor deze prijs.

U kunt de groepsprijs resetten door de muntjes van de klas te resetten. Dit doet u bijvoorbeeld als de groepsgrootte van de klas wijzigt, of aan het begin van een nieuw schooljaar. Zo kunt u spelers weer motiveren om samen te sparen voor de groepsprijs.

Om de muntjes van een klas te resetten, logt u als docent in via de backend. Hier gaat u naar Beheer – Schoolklassen. Achter de schoolklas vindt u onder ‘Acties’ de optie ‘Reset muntjes’. Door hier op te klikken reset u de muntjes voor de gewenste schoolklas(sen).

Problemen?

Mocht u problemen ondervinden bij het aanpassen van uw administratie voor het nieuwe schooljaar dan kunt u een mail sturen naar beheer@oefenweb.nl

Misschien ook interessant: